張  青

    辦公室是一個(gè)承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方的綜合部門(mén)，工作千頭萬(wàn)緒、紛繁復(fù)雜，責(zé)任重大。如何管理好辦公室，充分發(fā)揮辦公室的職能作用，根據(jù)自己的工作實(shí)踐談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

    一、辦公室工作“勤”字當(dāng)先，做到勤于學(xué)習(xí)、勤于思考、勤于實(shí)踐、勤于積累。俗話說(shuō)，勤能補(bǔ)拙，人勤春早，天道酬勤。勤勉工作，抓住一次又一次歷練自己的機(jī)會(huì)，不斷提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，促使自己不斷地適應(yīng)工作發(fā)展變化的需要。

    要勤于學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)是通往成功的階梯，只有勤于學(xué)習(xí)，善于學(xué)習(xí)，不斷優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，增加知識(shí)儲(chǔ)備，提高自身素養(yǎng)，才能做到參之有道、謀之有方。因此，對(duì)于辦公室的工作人員來(lái)說(shuō)，要把學(xué)習(xí)作為適任工作的一種責(zé)任、一種境界、一種追求，多下功夫，多做努力。在學(xué)習(xí)專業(yè)理論的同時(shí)，還要學(xué)習(xí)履行崗位職責(zé)所需的各種業(yè)務(wù)知識(shí)；不僅要學(xué)習(xí)知識(shí)技能，還要注意掌握科學(xué)的方法。學(xué)習(xí)豐富人生智慧，學(xué)習(xí)增長(zhǎng)工作才干，只有勤于學(xué)習(xí)，才能奠定做好辦公室工作的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

    要勤于思考。只有勤于思考、善于思考，才能學(xué)得更快，悟得更深，做得更好。辦公室工作頭緒多，變數(shù)大，雷同重復(fù)的事項(xiàng)工作內(nèi)容、方法卻不盡相同，如工作運(yùn)行分析會(huì)，每次討論的議題，準(zhǔn)備的材料各不相同，需要不斷去思考。無(wú)論是大活動(dòng)，還是小事情都需要提前將中間的每一個(gè)細(xì)節(jié)思量再三，考慮周全。思考是提高工作效果的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。只有深入思考，理清工作思路，把握工作重點(diǎn)，找準(zhǔn)工作節(jié)點(diǎn)，工作才會(huì)有起色、有進(jìn)步；只有深入思考，形成新的工作思路和措施，才不會(huì)“以其昏昏、使人昭昭”。在管理工作中，我養(yǎng)成了勤于思考、善于思考的良好習(xí)慣。

    要勤于實(shí)踐。認(rèn)識(shí)來(lái)源于實(shí)踐。在實(shí)踐過(guò)程中，人們通過(guò)自身的感官得出事物的各個(gè)表象、各種片面以及事物的外部聯(lián)系，即對(duì)事物的感性認(rèn)識(shí)。辦公室所做的工作既有大事，也有細(xì)事。如何才能將工作做好，如何才能更好地服務(wù)公司全局工作的開(kāi)展，那就必須要在實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)。實(shí)踐出真知，工作長(zhǎng)才干。辦公室工作看起來(lái)簡(jiǎn)單，但做好做周全、不出差錯(cuò)實(shí)在不易。工作有方勤為徑，想做好每項(xiàng)工作就必須勤于實(shí)踐。辦公室事多、人多、頭緒多，怎樣做到統(tǒng)籌兼顧、有序推進(jìn)？做到管而不死、散而不亂？通過(guò)半年多的實(shí)踐，我們建立了辦公室周例會(huì)工作制度，每周總結(jié)布置辦公室工作，明確要求，各人報(bào)告交流工作情況，點(diǎn)評(píng)后分頭行動(dòng)，這樣既有效把握整體工作運(yùn)行情況，又放手讓各人自動(dòng)自發(fā)工作，既保證了各項(xiàng)工作順利完成，又提高了工作效率和質(zhì)量。同時(shí)，還要做到理論聯(lián)系實(shí)際，在實(shí)踐中檢驗(yàn)自己的知識(shí)技能，在實(shí)踐中不斷為自己充電，這對(duì)我們工作的開(kāi)展是非常有益的。

    要勤于積累。學(xué)習(xí)也好，實(shí)踐也罷，都是一個(gè)積累的過(guò)程。辦公室工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴都要靠日常的積累去不斷地改進(jìn)和發(fā)展，要一點(diǎn)一滴地積累知識(shí)、積累經(jīng)驗(yàn)、積累感悟，豐富工作的經(jīng)歷和人生的閱歷，唯有如此才能不斷地提升工作的水準(zhǔn)和質(zhì)量。

    二、辦公室工作“實(shí)”字為要，做到處事誠(chéng)實(shí)，辦事踏實(shí)，成事求實(shí)。只有踏踏實(shí)實(shí)做人，實(shí)實(shí)在在做事，扎扎實(shí)實(shí)工作的人，才能將工作干好，取得好的發(fā)展，得到領(lǐng)導(dǎo)和同事的認(rèn)可。

    處事要誠(chéng)實(shí)。誠(chéng)實(shí)是一個(gè)人為人處事的品德要求，更是一個(gè)人得到更高發(fā)展必須具備的品質(zhì)。辦公室是公司的中樞，對(duì)上接觸的是領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)下接觸的是部門(mén)員工，對(duì)外接觸的是合作伙伴，這就需要辦公室的工作人員具有良好的品質(zhì)，無(wú)論是面對(duì)那一面、哪一層次的人，做事都要真心誠(chéng)心，竭盡全力。要為人誠(chéng)實(shí)、工作務(wù)實(shí)、責(zé)任落實(shí)。要做到上傳下達(dá)，不欺上瞞下、謊報(bào)軍情；協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)，不虛情假意、心口不一。要把領(lǐng)導(dǎo)交辦的、同事需辦的事，放在心上，抓在手上。只有這樣，才能贏得上下左右的信任支持，才能在公司內(nèi)外塑造良好的形象。

    辦事要踏實(shí)。辦公室工作多數(shù)是一些具體性的事務(wù)，只有實(shí)事求是地去分析，并制定具體的計(jì)劃或策略，腳踏實(shí)地、盡心盡力去做，才能夠把工作做好。踏實(shí)工作是一個(gè)人的內(nèi)功，要做到是很不容易的?？吹絼e人干出轟轟烈烈業(yè)績(jī)之時(shí)，均不可浮躁，要靜下心、沉下身、踏實(shí)工作，這本身就是對(duì)自己的一個(gè)考驗(yàn)。辦公室人員猶如家庭主婦，燒煮一日三餐，油鹽柴米，鍋碗瓢盆，雖不高貴，卻十分重要，后勤服務(wù)保障一旦飄浮，勢(shì)必影響一家人正常生活和工作。因此，辦公室工作人員要甘當(dāng)人梯和鋪路石，求實(shí)務(wù)實(shí)，甘于奉獻(xiàn)。

    要有實(shí)干精神。辦公室工作的繁瑣性、細(xì)微性、重要性決定了辦公室工作人員一定要具有實(shí)干的精神、務(wù)實(shí)的作風(fēng)，踏踏實(shí)實(shí)、無(wú)怨無(wú)悔地干工作。實(shí)干體現(xiàn)在思想上就是實(shí)事求是,體現(xiàn)在作風(fēng)上就是求真務(wù)實(shí),體現(xiàn)在工作上就是真抓實(shí)干。真抓實(shí)干貴在“真”、重在“實(shí)”,同“真”相對(duì)立的是“假”和“偽”,同“實(shí)”相對(duì)立的是“虛”和“空”。古往今來(lái),凡事成于真、興于實(shí),敗于虛、毀于假。真抓實(shí)干,就是遵循客觀規(guī)律去抓、用心用腦去抓、全力以赴去抓,實(shí)實(shí)在在去抓。蜻蜓點(diǎn)水、不務(wù)實(shí)際不是真抓實(shí)干,瞻前顧后、心不在焉不是真抓實(shí)干,貪圖虛名、搞形式、走過(guò)場(chǎng)也不是真抓實(shí)干。衡量是不是真抓實(shí)干,不能看形式,關(guān)鍵是看結(jié)果,看實(shí)效,效果是衡量工作好壞的準(zhǔn)繩和標(biāo)尺，是我們工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，踏實(shí)、實(shí)干是保證，我們一定要養(yǎng)成求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)。

    三、辦公室工作“細(xì)”字定論，要做到細(xì)心、細(xì)致、精細(xì)、精美。“細(xì)節(jié)決定成敗?！弊龊萌魏喂ぷ鞫夹枰凇凹?xì)”字上下功夫。工作中要將目標(biāo)、任務(wù)分解和細(xì)化，把握好細(xì)節(jié)。事實(shí)證明，大到公司年度任務(wù)，小到部門(mén)階段工作，只有遵循科學(xué)規(guī)律，細(xì)心做事，注重細(xì)節(jié)，細(xì)化環(huán)節(jié)，工作才能落實(shí)到位。

    一要認(rèn)真細(xì)心。人們常說(shuō)“態(tài)度決定一切”。細(xì)心就是一個(gè)人對(duì)于工作和生活的態(tài)度。生活中要善于細(xì)心發(fā)現(xiàn)，工作中更要細(xì)心地去觀察。辦公室工作的性質(zhì)和內(nèi)容決定了要想做好工作就必須做到細(xì)心、用心。無(wú)論是日常的工作事務(wù)，還是領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事情，或是臨時(shí)性的突發(fā)事件，都需要細(xì)心地去做。只有細(xì)心，才能將工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟、各種問(wèn)題考慮周全、做到位，才能避免任何疏忽，取得最優(yōu)的效果。

    二要注重細(xì)節(jié)。“天下大事必作于細(xì)?！笨床坏郊?xì)節(jié)，或者不把細(xì)節(jié)當(dāng)回事的人，對(duì)工作缺乏認(rèn)真的態(tài)度，對(duì)事情只能是敷衍了事。這種人無(wú)法把工作當(dāng)作一種樂(lè)趣，因而在工作中缺乏工作熱情。而考慮到細(xì)節(jié)、注重細(xì)節(jié)的人，不僅認(rèn)真對(duì)待工作，將小事做細(xì)、將細(xì)事做精，而且注重在做事的細(xì)節(jié)中找到機(jī)會(huì)，從而使自己走上成功之路。因而有人說(shuō)：“把細(xì)節(jié)做到極致就是完美?！鞭k公室日常負(fù)責(zé)的事情大多是單位的一些會(huì)議、接待、行政管理、部門(mén)協(xié)調(diào)等，這些工作很重要，處處都要體現(xiàn)大局觀念，處處又要細(xì)微到位。如果注意不到就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，工作做了很多，一個(gè)細(xì)節(jié)產(chǎn)生瑕疵就會(huì)影響整個(gè)體作的效果。例如：安排重要客人住宿，如果事先不辦理住宿登記，領(lǐng)取房卡，客人到賓館才辦理，就會(huì)影響客人的興致和情緒，進(jìn)而影響合作洽談的效果。

    三要分解細(xì)化。細(xì)化，就是詳細(xì)、周密地計(jì)劃，量化工作事項(xiàng)。工作細(xì)化，就是根據(jù)不同的任務(wù)和需要，把上級(jí)的精神與本單位的實(shí)際進(jìn)行合理地安排，使之更加具體、明確，更具有可操作性。這個(gè)過(guò)程就是把領(lǐng)導(dǎo)的共性要求與本部門(mén)的實(shí)際工作相結(jié)合的過(guò)程，把公司的規(guī)定變?yōu)榭刹僮餍源胧┑倪^(guò)程，把上級(jí)精神創(chuàng)造性地落實(shí)到工作中去的過(guò)程。辦公室工作的特點(diǎn)就是要求辦公室工作人員在工作中將各項(xiàng)工作細(xì)化，將工作分解成具體的步驟，這樣才能更好地開(kāi)展工作。如何做到工作細(xì)化呢？首先要強(qiáng)化責(zé)任。對(duì)工作勤勤懇懇、兢兢業(yè)業(yè)，在落實(shí)上動(dòng)腦筋、用真功，把領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求具體化，拿出實(shí)實(shí)在在的辦法,把大的事項(xiàng)變成小的步驟，把大的任務(wù)細(xì)化為看得見(jiàn)、摸得著的具體工作。今年七月份，我們根據(jù)總經(jīng)理的要求，將勤務(wù)、物資管理細(xì)化為餐飲衛(wèi)生、大樓維護(hù)、辦公環(huán)境、消防器材、花木擺放、水電管路、電器網(wǎng)絡(luò)、倉(cāng)庫(kù)物資、車(chē)輛出行八個(gè)方面，擬訂了管理細(xì)則，便于操作和考核。其次要領(lǐng)會(huì)精神。工作細(xì)化，必須克服情況不明決心大、心中無(wú)數(shù)點(diǎn)子多的盲目行動(dòng)，要吃透上頭的精神，摸準(zhǔn)下面的情況，形成自己的思路，變成自覺(jué)的行動(dòng)。第三要合理安排。工作細(xì)化要遵循科學(xué)，力戒盲目，不亂提口號(hào)、瞎出點(diǎn)子，不走過(guò)場(chǎng)、大而化之，更不說(shuō)大話、空話、套話，要合理安排時(shí)間，拿出辦法，細(xì)化到具體的人，扎實(shí)、具體地做好每一件事，逐環(huán)節(jié)地抓好每一項(xiàng)工作。

    總之，辦公室作為公司工作運(yùn)行的中樞、領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，處于承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的重要位置。辦公室工作人員只有通過(guò)不斷學(xué)習(xí)與實(shí)踐增強(qiáng)工作能力，提升服務(wù)水平，做到“勤、實(shí)、細(xì)”，才能跟上領(lǐng)導(dǎo)的要求，跟上公司發(fā)展的步伐和需要。